7 erros inaceitáveis na implementação de um sistema de gestão

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Várias ou todas as vantagens competitivas e benefícios que podem ser obtidos após a implementação de sistema de gestão empresarial podem ser perdidos por erros comuns, porém imperdoáveis durante a seleção da tecnologia, planejamento e execução de um projeto.

Listamos os 7 erros que devem ser considerados como pecados capitais da gestão da implementação de um sistema de gestão. Abaixo, confira cada um deles!

 

1. Focar na tecnologia e não nas necessidades do negócio

Sabe aquela sensação de gostar muito de uma tecnologia, mas não entender bem como ela apoia a rotina de sua empresa? E aquela experiência de ouvir o vendedor, saber que aquilo não atende a sua organização, mas não conseguir dizer tudo o que falta para o sistema suprir suas necessidades?

Esta, por sinal, é uma das principais falhas que ocasionam a mudança de escopo ou até o abandono de projetos de implementação de sistema de gestão.

Um diagnóstico prévio sobre as reais necessidades serve para indicar problemas mensuráveis e específicos para serem acompanhados durante e após a implementação.

2. Optar pela tecnologia mais comum ao invés da mais funcional

A compra de um grande sistema de uma marca famosa pode ser inadequada para a sua companhia. Sem avaliar se as funcionalidades e recursos-chave do ERP são aderentes ao segmento de atuação de sua empresa, a tecnologia pode se transformar em um verdadeiro elefante branco: algo exótico, difícil de cuidar e inútil no dia a dia!

Pesquise sobre os sistemas mais aderentes para a sua indústria e avalie como eles podem atender às necessidades mapeadas no passo anterior. Conversar com profissionais que já usam a tecnologia desejada também é uma alternativa para evitar esse erro.

3. Não se atentar aos principais processos que devem ser desenvolvidos

Quais processos manuais ou trabalhos em planilhas podem ser substituídos por fluxos de trabalho automatizados no novo sistema? Responder essa questão garante que o ERP conseguirá otimizar tarefas, aumentar a produtividade de sua organização e reduzir custos com mão de obra.

4. Não fazer participar os usuários chave de cada departamento

Seja no diagnóstico de problemas, no mapeamento dos processos, no apoio nas tarefas de implementação de sistema de gestão ou na fase de testes, o engajamento de usuários-chave de cada departamento é fundamental para evitar que funcionalidades importantes sejam esquecidas.

O engajamento também ajuda na fase de substituição da tecnologia antiga e adoção dos novos padrões e processos estruturados no novo sistema.

5. Permitir alterações contantes de Escopo

44% dos projetos de implementação de sistemas de gestão possuem seu orçamento extrapolado por causa de requisição de funcionalidades adicionais e aumento do escopo inicial. A expansão de escopo também é responsável por 19% dos atrasos nas entregas, segundo uma pesquisa da Panorama Consulting.

A maneira de evitar isso está no realismo com que o planejamento deve ser encarado. Quanto mais funcionalidades forem solicitadas no início do projeto, maior será a necessidade de investimento, contudo, menor serão as solicitações de alterações durante a execução do escopo.

6. Não ter uma política de testes adequada

Testar o novo sistema, antes de abandonar o anterior, é um passo essencial para garantir uma rápida adoção da parte dos usuários e diminuir as possibilidades de falhas críticas na execução de processos e tarefas rotineiras.

7. Não planejar métricas de avaliação do produto

Tudo o que pode ser medido, pode ser controlado e melhorado! O uso de métricas de desempenho facilitará o alinhamento da execução do projeto com as reais necessidades e prioridades de sua organização.

Por isso, utilize indicadores relevantes para serem medidos durante e após a implementação.

Ao evitar esses 7 pecados na implementação de sistemas de gestão, você aumentará o potencial de sucesso na adoção e utilização de seu novo ERP, acelerará o retorno do investimento e reduzirá custos operacionais já nos primeiros meses de uso da tecnologia.

Agora que você já conhece quais erros evitar na implementação de sistema de gestão, confira quais mitos podem pôr em risco a viabilidade do projeto por causa de crenças infundadas dos usuários. Baixe o e-book: “ERP: Mitos x Verdade” e confira como eliminar esses obstáculos!

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