7 dicas para uma eficiente emissão e gestão de notas fiscais

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Emissão e gestão de notas fiscais: 7 dicas para ser mais eficiente com esses processos

Se alguém te perguntasse agora, qual o valor das notas faturadas ontem, em sua empresa, você conseguiria responder em menos de 10 minutos?

É verdade que muitas pessoas demorariam muito mais que isso para responder, porém, outras teriam a resposta internamente, consultado seu computador.

Diga: como é feita a emissão e gestão de notas fiscais na sua empresa?

A forma com que você lida com as NFs da sua empresa faz toda a diferença para o sucesso, ou não, do seu empreendimento. Isso porque a falta de organização ou os erros de preenchimento de uma nota fiscal podem acarretar multas e vários outros problemas junto à Receita Federal, além de erros de gestão

Nesse sentido, definir rotinas contábeis e manter-se organizado já é um bom começo para estar sempre em dia com suas obrigações fiscais.

Pensando nisso, elaboramos este artigo com 7 dicas para que você possa fazer a emissão e gestão de notas fiscais da sua empresa de maneira mais eficiente. 

O que são notas fiscais?

Antes de falarmos sobre a emissão e gestão de notas fiscais, vale a pena relembrarmos o que elas representam.

As notas fiscais são documentos que comprovam transações comerciais. Ou seja, quando há venda de algum produto ou serviço, é na nota fiscal que os detalhes desta transação estarão especificados, inclusive os impostos.

Esse é um tipo de documento que toda empresa é obrigada a emitir. Quando essa emissão não é feita, a Receita Federal pode entender que a empresa está sonegando impostos, o que pode acarretar penalidades severas.

Além disso, as notas fiscais precisam ficar armazenadas por 5 anos para fins de fiscalização

Por isso, é fundamental aprimorar a gestão das notas fiscais para minimizar falhas e manter-se em conformidade com as exigências do Fisco.

Veja mais dicas e descubra para que serve a nota fiscal, afinal de contas:

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7 dicas para emissão e gestão de notas fiscais com mais eficiência 

Confira agora 7 boas práticas para que os processos que envolvem a emissão e gestão de notas fiscais sejam mais ágeis, organizados e eficientes. 

Assim, esse processo de gestão em sua empresa estarão sempre atendendo às suas necessidades. 

Por isso, veja tudo sobre emissão de nota fiscal eletrônica!

 

1 – Estabeleça uma rotina fiscal

O processo de emissão e gerenciamento de notas fiscais precisa ter uma rotina bem estabelecida, com funções claramente definidas.

Ou seja, é preciso definir quem vai preencher, emitir e armazenar esses documentos e como isso deverá ser feito.

 

2 – Promova uma comunicação de qualidade

Para evitar erros de emissão e outros equívocos em relação às notas fiscais da sua empresa, é de extrema importância que todos os colaboradores possam trocar informações sobre os procedimentos necessários. 

O setor de vendas, por exemplo, precisa se comunicar com o setor contábil para passar os dados referentes às entradas e saídas de mercadorias (preço, quantidade, detalhes do produto, informações do cliente, etc).

 

3 – Confira a autenticidade da nota fiscal

Para fazer uma gestão eficiente das notas fiscais, você garantir que elas são autênticas. Caso contrário, sua empresa pode ter sérios problemas se a fiscalização bater a sua porta.

Por isso, ao receber uma nota fiscal de algum fornecedor, entre no site da Receita Federal para conferir a autenticidade do documento. Para essa conferência, é necessário ter em mãos o código de acesso presente no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).

 

4 – Não confunda o DANFE com a nota fiscal

Por falar em DANFE, ainda é comum confundi-lo com a nota fiscal, o que é um sério equívoco. 

O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica é uma versão resumida e simplificada da NFe e não possui validade jurídica.

No entanto, o DANFE é muito útil no caso de uma fiscalização de transporte de carga ou no acionamento do seguro, por exemplo. 

 

5 – Armazene as notas fiscais com segurança e organização 

Faz parte uma gestão eficiente manter as notas fiscais armazenadas de maneira segura e organizada.

Você pode, por exemplo, separá-las por cliente, por data, por tipo de produto, etc. Crie pastas virtuais para isso e não deixe de fazer cópias de segurança. Armazenar esses documentos na nuvem é uma boa forma de evitar que eles se percam ou que sejam violados.

 

6 – Mantenha um bom relacionamento com seus fornecedores e clientes

Manter uma boa relação com fornecedores e clientes é benéfico em inúmeros aspectos, inclusive quando se trata de uma gestão eficiente de notas fiscais. 

Se algum dia você precisar cancelar uma nota, fazer correções ou recusar uma NF, por exemplo, a colaboração de clientes e fornecedores será essencial para evitar que esses processos sejam mais burocráticos que o necessário. 

 

7 – Invista na automatização 

Automatizar processos de emissão e gestão de notas fiscais pode trazer muitos benefícios para o seu negócio.

Em vez de sobrecarregar as equipes com tarefas repetitivas, você pode investir em um software que vai executar tais tarefas de maneira automática; assim, você e seus colaboradores podem se dedicar àquelas de maior valor para o negócio. 

Um sistema especializado em notas fiscais realiza cálculos automáticos dos tributos, além de emitir e enviar esses documentos para os clientes. O armazenamento das NFe é feito na nuvem e pode ser acessado de maneira remota pelo tablet ou pelo smartphone.

Além disso, você pode controlar todas as entradas e saídas por meio de um painel e de relatórios também gerados automaticamente.

Assim, você economiza tempo, evita falhas e retrabalhos e passa a ter maior controle sobre os processos contábeis da sua empresa.

Ainda não se convenceu da importância da gestão de notas fiscais? Então, dê uma olhada neste infográfico:

gestao-notas-fiscaisAgora que você já sabe mais sobre emissão e gestão de notas fiscais, que tal implementar no seu negócio as boas práticas que citamos aqui?

Faça isso e esteja sempre em dia com suas obrigações fiscais. 

Este post foi escrito pela equipe da Nfe.io, um sistema de emissão e controle de notas fiscais que automatiza tarefas chatas e faz sua empresa ganhar tempo, performance e diminuir custos.

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